我佛了!预算管理软件必备的功能都不知道?

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  • 来源:沈阳师范大学教务管理系统_沈阳化工大学教务管理系统_荣成民心网
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当前,预算管理软件市场的发展可谓“突飞猛进”,国产企业的国际市场竞争力已今非昔比,快速壮大的企业规模对预算管理控制能力提出了更高的要求。

对于企业来说,如何在飞速发展的快车道上,既保证稳定快速前进,又能有效控制过程中遇到的各种风险,成为一众企业迫切需要解决的问题。

换言之,管理者需要更为有效的战略管理、计划预测和对未来的控制能力,在这一背景下,兼具战略管理、计划预测、管理控制、资源分配等多种功能于一体的管理工具,成为众多企业的不二选择,预算管理软件作为这一先进管理方法的必要载体,逐渐被大家熟知。

从供应商角度看,海波龙和上海易磐信息科技有限公司,作为国外和国内预算管理软件厂商的代表品牌,在这一细分市场深耕多年并开始厚积薄发,以绝对的产品优势占据着高端和中低端市场的话语权。

很多人对预算管理软件都有一定的误解,在他们眼里,预算管理软件可能只是“费用报销”,只是“OA”,或者干脆只是财务软件的一个小模块。

接下来,笔者将围绕预算管理软件的几大功能特性,对比分析海波龙和易磐科技两家的预算管理系统,带着大家一起了解预算管理软件不为人知的一面。

一、 预算模板设计

不管是手工还是利用软件,预算管理的载体始终是报表,在这个前提下,你是否需要软件提供的固化性模板?

很多ERP厂商采用固化模板的方式,从费用预算表到成本预算表,五花八门的表单式样,罗列的完完整整,看起来颇具专业性。

事实上,对于很多有经验的预算管理实践者而言,这样一种近乎照搬教科书的解决办法,着实与预算提倡的实践管理方法相悖。

首先,企业管理存在行业差异,不同行业有着不同的预算管理模式,比如服务业和制造业的管理方式肯定千差万别,一套模板走天下的思路必然导致无路可走。

其次,即便是同一行业,处于不同发展阶段、规模不同的企业,其预算管理模式的本质也可能大不一样,对于初创期企业来说,现金流预算做好就可以了,而对于稳定发展的企业,成本控制可能才是重点!

最后,即使是同一家企业,当其处在不同的发展阶段时,采用的预算管理模式、方法、报表、流程也是会存在比较大的差异,企业管理层的预算关注点时时刻刻都在变化,而作为面向战略的管理工具——预算管理也必然需要“随需应变”。

因此, 用ERP的思路开发预算软件,注定是死路一条 !

预算管理软件,必须是能够根据企业实际需求进行模板设计,并在此基础上和企业预算管理流程相结合,形成企业独特个性的预算管理模型。

拿海波龙的Pillar和易磐科技的易磐EP来说,预算模板设计都被放在重要位置,并且都被认为是这两款软件的核心竞争力。

二、 预算编制

重点来了!

我们知道,企业的预算管理离不开编制预算,预算模板设计出来的模板也主要是为预算编制服务,“N上N下”指的就是预算编制的过程,这也是很多企业为什么每年花3-4个月时间进行年度预算编制只为得到预算结果的原因。

预算编制功能 作为 预算管理软件的核心

首先,是因为预算编制模块的软件设计和开发难度最高,不仅需要满足不同行业、不同企业,以及同一企业不同时期、不同模型、不同流程下的N上N下的编制需求;

其次,预算编制往往是企业预算管理中工作量最大、最复杂的工作,软件的易用性、灵活性、扩展性要求也最高,很多企业为此痛苦不堪。

最后,预算编制模块要解决预算数据的流转问题,换句话说就是数据的一次性录入、自动流转、自动审批、自动汇总,还要能够降低编制工作量的80%以上。

对于世界五百强企业来讲,使用海波龙的pillar似乎是理所应当的事,国际化的操作习惯、国际化的软件思维和布局,以及众多五百强企业的应用,让Pillar成为外企超大规模应用的首选,不过,其高昂的售价,以及后期昂贵的运维费用并非所有企业都能承受。

在国内,采用海波龙预算编制模块的企业一般为大型国企,然而中途出现“水土不服”,甚至主动放弃的情况也是常有的事。

对于大多数国内企业来说,易磐EP作为本土预算管理软件的领导者,其高度易用性、Excel集成,以及中国式操作习惯,似乎更加符合现阶段企业需求,当然,EP的性价比也要远远超过其他的软件。

三 、 数据抽取

预算编制工作完成之后,便是执行数据的反馈,一般情况下,执行数据普遍存储于总账、ERP、SCM等业务系统数据库。

在缺乏系统支持的情况下,想要从每个系统对数据进行手工取数、组织、合并并最终形成预算执行报表,是一件非常让人头疼的事情。

假设企业的预算体系涉及到费用、成本、投资、融资、收入等等一系列项目,单单是编制这些数据就需要花费大量时间,更不用说获取执行值,再重新加工了!

因此 , 具备数据抽取 工具 , 并能够 执行数据整合 成为预算管理软件一个非常重要的功能。

有了数据抽取工具的帮助,预算管理软件可以将异构系统的数据,按照预算指标的口径进行整合,并及时以预算执行报表的方式呈现。

然而,预算管理中对执行数据的抽取,并没有想象中那么难以实现,也不需要很复杂的数据仓库技术,只要有规则、有标准,数据抽取工具就不是什么高深的模块。

四 、 预算分析

配置好预算模板,在预算编制模块中进行了N上N下的预算编制,将业务系统数据抽取到预算管理数据库,并以预算执行报表的方式呈现,一系列工作结束后。

管理者要 怎么 参与 ?

作为一个面向战略管理的工具,缺乏一把手的参与必然会失去高层基础,因此,预算分析实际上是为管理者服务,为管理者提供直观简单的分析界面。

如果能用仪表盘、管理驾驶舱等方式展示执行进度、预算差异等数据自然是极好的,让管理者养成每天登录查看预算数据和执行进度的习惯,预算管理软件在企业的应用也就成功了一大半。

预算分析 是一个有讲究的技术,往 浅了说是 数据可视化 , 说得 玄乎 一点 说是商务智能!

然而对于大部分中国企业来说,只要记住”实用第一”的原则就好了,否则,花冤枉钱还不一定有好果子吃。

五 、 预算控制

对于企业来说,预算管理的目的不单只是为了绩效考核,如果能根据预算数据对企业费用发生、关键付款、控制点等进行控制,就赋予了预算管理相应的控制职能。

进行线下的手工控制时,如果多了很多台账、累计执行数不能实时获取,领导审批时不知道预算情况,签字同意后再被告知预算不足,也是一件非常尴尬的事。

预算控制模块的作用在于让费用申请、付款申请、内控流程等,都能够按照既定的审批流程在软件内流转,所有的流程都能够自动提供预算值、剩余额度、累计执行值等信息,并可以进行数据追踪。

在这一点上,海波龙算是交了白卷, Pillar根本不提供预算控制模块 !

这就是预算管理中的“中国国情”,我们的企业需要预算控制,易磐EP不仅为企业提供预算控制模块,更为企业提供预算编制、控制、分析一体化的有效解决方案。

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